Kemahiran komunikasi merupakan kemahiran yang berkaitan dengan keupayaan untuk berhubung dengan orang lain. Penguasaan komunikasi yang baik dapat membantu memajukan kerjaya seseorang coach. Antara kemahiran yang perlu dimiliki oleh seorang coach (SIP+) ialah seperti yang berikut;
1) Bahasa badan yang bersesuaian
Memperbaiki
bahasa tubuh dapat membuat perbezaan yang besar ketika seseorang menilai
kepribadian anda. Bahasa tubuh yang baik dapat menunjukkan bahwa anda memiliki kemampuan, daya tarikan dan hati yang bersih. Sebagai contoh: jika anda sering
tersenyum, anda akan merasakan lebih bahagia. Jika anda duduk dengan tegap,
anda akan merasakan lebih bertenaga. Jika anda melambatkan gerakan anda (tidak
terburu-buru), anda akan merasakan lebih tenang.
Secara
kasarnya, bahasa tubuh terdiri dari bagaimana cara anda duduk, cara anda
berdiri, cara anda menggunakan kedua tangan dan kaki anda, serta apa yang anda
lakukan ketika berkomunikasi dengan seseorang. Di bawah ini adalah beberapa
bahasa tubuh yang perlu anda sebagai coach perlu perhatikan ketika
berbicara dengan coachee :
a) Jangan silangkan kaki dan tangan anda;
Anda mungkin
sudah sering mendengar bahwa menyilangkan tangan atau kaki dapat menunjukkan
bahwa anda tertutup terhadap lawan bicara anda dan ini tidak menciptakan
hubungan pembicaraan yang baik. Bukalah selalu posisi tangan dan kaki anda.
b) Lakukan bertentang mata, namun bukan merenungnya;
Dengan
melakukan kontak mata pada lawan bicara anda dapat membuat hubungan pembicaraan
menjadi lebih baik dan anda dapat melihat apakah mereka sedang mendengarkan
anda atau tidak. Namun juga bukan dengan merenungnya (terus menerus), kerana
akan membuat lawan bicara anda menjadi gelisah.
c) Buatlah jarak antara kedua kaki anda;
Memberi
jarak antara kedua kaki (tidak dirapatkan) baik dalam posisi berdiri maupun
duduk menunjukkan bahwa anda cukup percaya diri dan nyaman dengan posisi anda.
d) Santaikan bahu anda;
Ketika anda
merasa tegang, anda akan merasakan juga ketegangan di kedua bahu anda. Biasanya
terlihat dari posisi bahu yang sedikit terangkat dan maju ke depan. Cobalah
untuk mengendurkan ketegangan dengan menggerakkan bahu anda dan mundurkan
kembali posisinya ke belakang atau bersandar.
e) Mengangguk ketika lawan bicara anda sedang berbicara;
Mengangguk
menandakan bahwa anda memang sedang mendengarkan. Namun bukan bererti anda
mengangguk berlebihan (terus menerus dan cepat) layaknya burung pelatuk :),
kerana anda akan terlihat seperti dibuat-buat.
f) Jangan membongkok, duduklah dengan tegak;
Membongkok
menandakan bahwa anda tidak gairah, dan tegak disini maksudnya adalah tetap
dalam keadaan santai, tidak tegang.
g) Tersenyum dan tertawa;
Bercerialah,
jangan terlalu serius. Santai, tersenyum bahkan tertawa jika seseorang
menceritakan sesuatu hal yang lucu. Orang akan cenderung mendengarkan anda jika
anda terlihat sebagai orang yang positif. Namun juga jangan menjadi orang yang
pertama kali tertawa jika anda sendiri yang menceritakan cerita lucu nya,
kerana anda akan terkesan gugup dan seperti minta dikasihani. Tersenyumlah
ketika anda berkenalan dengan seseorang, namun jangan pula tersenyum terus
menerus kerana anda akan dianggap menyimpan sesuatu dibalik senyuman
anda.
h) Jangan terburu-buru;
Ini boleh
berlaku untuk apa saja. Bagi anda yang mempunyai kebiasaan berjalan dengan
cepat, cubalah sesekali untuk memperlambat jalan anda. Selain anda akan
terlihat lebih tenang dan penuh percaya diri, anda juga akan merasakan tingkat
stress anda berkurang.
i) Hindari gerakan-gerakan yang menunjukkan bahwa anda gelisah;
Seperti
menyentuh muka anda, menggoyang-goyangkan kaki anda atau mengetuk-ngetuk jari
anda di atas meja dengan cepat. Gerakan-gerakan semacam itu menunjukkan bahwa
anda gugup dan dapat mengganggu perhatian lawan bicara atau orang-orang yang
sedang berbicara dengan anda.
j) Efektifkan penggunaan tangan anda;
Daripada
anda menggunakan tangan anda untuk hal-hal yang dapat mengganggu perhatian
lawan bicara anda, lebih baik anda menggunakan tangan anda untuk membantu
menjelaskan apa yang anda sampaikan.
k) Jangan duduk terlalu dekat;
Bagaimana
mengetahui seseorang sedang berbohong, merubah posisinya menjadi terlalu dekat
pada lawan bicaranya dapat menandakan bahwa ia sedang menyembunyikan sesuatu
atau mempunyai maksud tertentu. Selain itu tentu saja akan membuat lawan
bicaranya menjadi tidak selesa. Jagalah selalu jarak ’privacy’ antara anda dan
lawan bicara anda.
2)
Pertanyaan & kefahaman
Soalan-soalan
yang digunakan dalam proses coaching tidak sama dengan soalan seharian. Dalam
perbualan harian, tujuan soalan adalah untuk mendapatkan maklumat.
Melalui soalan yang tepat, coachee akan dapat mencapai matlamat yang
sebenarnya.
“Apabila
saya menyoal seseorang, saya perlu menunjukkan minat terhadap mereka. Apabila
saya mendengar seseorang, saya membuat mereka berasa perkara mereka ucapkan
sesuatu yang menarik, mereka mempunyai idea dan pendapat yang hebat.”
Coaching
ialah satu proses memudahkan.Sebagai coach, anda perlu mencungkil keluar
sesuatu yang terbaik daripada seseorang dan memaksimumkan potensi mereka.
Untuk mencapai matlamat itu, coach menyoal.
a) Tujuan soalan adalah untuk:
i. menjelaskan
matlamat
ii. mendapatkan
maklumat
iii. mencetuskan sikap suka ambil tahu
iv. anjak perspektif, melihat perspektif baru,
v. mengenal
pasti orang penting dan hubungan
vi. mendapatkan maklum balas
vii. membuat keputusan
viii. menyediakan sokongan
ix. mewujudkan
sikap kesegeraan dan mendorong tindakan
b) Merangka soalan
Bertanya
soalan berkualiti akan mendapat jawapan berkualiti “… ringkas, ada tujuan dan
menawarkan penerima peluang untuk refleksi, penemuan, belajar”. Soalan
“Mengapa" Tidak membantu dalam coaching.
c) Jenis Soalan
Terdapat lima jenis soalan, iaitu soalan terbuka, tertutup, bersih, memimpin dan soalan yang bersifat menghakim. Terdapat
soalan terbuka dan tertutup. Setiap soalan menghasilkan maklumbalas yang
berbeza. Soalan-soalan terbuka biasanya membuahkan kerjasama dan perkongsian
idea. Soalan terbuka digunakan untuk:
- Meninjau alternatif : Apa akan berlaku jika. . . .. ?
- Mendedahkan sikap atau keperluan: Bagaimana perasaan anda mengenai kepunyaan anda sehingga kini?
- Membuat
huraian: Apakah masalah-masalah utama mengenai latihan sambil berkerja
anda?
Coach boleh menggunakan soalan terbuka apabila anda mahu memahami perasaan orang lain atau anda mahu
orang lain mendapatkan penyelesaian bagi dirinya. Melalui soalan anda mungkin
dapat mencungkil masalah dengan lebih mendalam dan akhirnya membantu anda
merumuskan jawapan yang lebih baik.
Soalan-soalan
terbuka menggalakkan coachee mengkaji lebih mendalam dan meneroka lebih lanjut
masalah yang dihadapkan. Contoh
Soalan Terbuka seperti apa?, bagaimana?, siapa?, bila?, di mana?, mengapa?
e) Apakah kaedah soalan yang perlu dielakkan ?
Perlu diingati ialah, coach menyoal,
bukannya menyoal siasat. Oleh itu elakkan dari mengemukakan satu soalan selepas satu soalan. Coaching
bukan memberi anda lesen untuk menyoal siasat. Sebaliknya, membuat pernyataan;
menghargai apa yang coachee telah sebut dan tawarkan maklumalas konstruktif
sebelum menyoal soalan lain.
3) Kemahiran
mendengar untuk mendapat sesuatu maklumat.
a) Definisi
Kemahiran
mendengar merujuk kepada aktiviti memberi tumpuan kepada sesuatu maklumat yang
didengar, difahami, ditafsir dan memberikan tindak balas yang teratur
samada dalam bentuk lisan dan bukan lisan. Seseorang coach akan menjadi
pendengar yang baik jika beliau berupaya mendengar, memahami dan menilai
maklumat dari coachee semasa perbincangan professional
berlaku.
b) Bagaimana coach yang hebat mendengar?
Coach yang
hebat akan sentiasa mendisiplinkan diri untuk mendengar secara berfokus,
mengelak perasaan prejudis, tidak bertindak menilai dan sentiasa berlatih
dengan kemahiran memberi refleksi yang
baik.
c) Cara menjadi pendengar yang baik dan aktif !
- Tunjukkan tingkah laku mendengar dengan aktif. Contoh : mengambil nota, tidak menganggu kecuali memohon penjelasan.
- Menggunakan bahasa badan yang sesuai. Contoh : duduk dalam posisi sentiasa bersedia mendengar
- Ekspresi muka yang santai dan mudah didekati. Contoh : senyum dalam keadaan yang sesuai.
- Gunakan hubungan mata yang mesra. Contoh : mengekalkan tumpuan mata
- Pada ketika yang sesuai ulangi kembali yang telah didengar. Contoh : “Apa yang dengar adalah……..”
d) Kemahiran
mendengar dan hubungannya dengan teknik menyoal dan mendapatkan ‘feedback’.
Semasa sesi
coaching berjalan, coachee mempunyai emosi yang berbagai. Contohnya
perasaan takut, tidak yakin dan keliru kalau-kalau ideanya ditolak, ataupun
bermasalah dengan orang lain dalam organisasi itu. Bagaimana coach
boleh mengesan emosi di sebalik percakapan coachee? Apakah sokongan yang
boleh diberikan kepada coachee?
Contoh kemahiran mendengar boleh dikaitkan
dengan teknik menyoal dan untuk mendapatkan ‘feedback’ adalah seperti
berikut:
- Mendengar
lantas menyoal untuk membina keyakinan diri coachee. Contoh : “Encik X,
anda mempunyai rekod pencapaian yang baik dalam kerjaya. Anda boleh
lakukannya”
- Mendengar
lantas menyoal untuk mengurangkan ketakutan coachee kepada kegagalan. Contoh: “Saya fikir jika anda berusaha bersungguh-sungguh walaupun sukar, anda
pasti berpuas hati di kemudian hari”
- Mendengar
lantas menegaskan bahawa kemajuan dan kejayaan mesti ada konflik. Contoh: “Anda mesti memberi pandangan dalam mesyuarat. AJK mungkin tidak
bersetuju dengan idea anda. Tetapi itu masalah mereka, bukan masalah
anda”
- Mendengar
lantas mencabar keupayaan coachee supaya berjaya. Contoh: “Jika bukan
sekarang, bila lagi…?”
e) Bagaimana coach melayani coachee dengan baik?
- Menghormati (Respect): Coach perlu menghormati hak coachee bahawa mereka mempunyai pendapat mereka sendiri, memahami bahawa pendapat coachee akan menjadi penting kepada mereka di samping menegelakkan mengelakkan prasangka.
- Menjaga masa sebenar (Real Time): Coach perlu menunjukkan minat kepada situasi/masalah coachee, mendengar dengan aktif dan memberi tumpuan kepada fokus perbincangan semasa. Coach juga perlu fokus mendengar dan menahan diri dari membentuk soalan.
- Mengaitkan
( Relate ): Coach perlulah berupaya mengenalpasti
dan memahami sudut pandangan coachee di samping dapat menyesuaikan
diri dengan apa yang coachee perkatakan. pada masa yang sama seorang coach perlu menunjukkan
responsif dengan menggunakan komunikasi. Contohnya “OK”. Selain daripada itu coach sepetutnya dapat menunjukkan
empati seperti ekspresi muka atau ungkapan mudah seperti “tepat sekali”, “saya
lihat” dan sebagainya.
- Mengambarkan kembali ( Reflect ); Mengambarkan kembali ialah menunjukkan kebolehan sebenar coach membawa keluar coachee daripada kekeliruan. Ia juga dikaitkan dengan keupayaan coach membongkar sebarang kesamaran dan membantu coachee melerai isu- isu sebenar. Tindakan ini mungkin melibatkan aspek perasaan dan pemikiran. Caranya ialah dengan menggunakan perkataan yang menunjukkan coach memahami, menggalakkan coachee terus bercakap, merasai kekecewaan coachee, mendapatkan penjelasan semula dan menyemak pemahaman isu yang dibincangkan.
4) Kemahiran
Memberi maklumbalas
Seorang coach perlu cekap memberi maklumbalas semasa membimbing coachee.
- Spesifik dan berfokus berdasarkan data
- Pemahaman yang berterusan
- Memeriksa perasaan dan emosi
- Meringkas dan merumus
- Membina dan menjelaskan
- Memberi ruang untuk maklum balas berterusan
5)
Komunikasi
Berkomunikasi
adakah kemahiran berhubung dengan manusia yang sangat diperlukan oleh seorang
coach. Kemahiran komunikasi seorang SIP+ memainkan peranan penting bagi
kejayaan proses coaching. Antara kemahiran komunikasi yang dimaksudkan
ialah:
- Kemahiran mengguna bahasa yang jelas dan tepat
- Kemahiran menggunakan perbendaharaan kata yang sesuai
- Kemahiran membuat pengesahan / kepastian dan membuat penjelasan
6) Kualiti
individu (personel)
Kejayaan dan
keberkesanan coaching adalah berhubung rapat dengan kualiti individu SIP+
itu sendiri. Unsur-unsur berikut perlu ada pada seorang SIP+.
- Ada unsur humor
- Empati dan bina hubungan mesra / jelekit (rapport)
- Tidak menghukum
- Memberi perhatian dan menyokong
- Jujur
- Bersemangat mendorong
- Optimis
7) Kemahiran
memerhati
Apakah
pemerhatian? Pemerhatian adalah untuk mendapatkan maklumat tentang objek,
peristiwa, pergerakan, sikap dan fenomena menggunakan satu atau lebih deria .
a) Kekuatan Pemerhatian
- Terus dan
paling tepat mengukur tingkah laku
- Menyediakan
maklumat langsung
- Mudah
untuk disiapkan, menjimatkan masa
- Boleh digunakan dalam persekitaran semula jadi atau eksperimen
b) Halangan Pemerhatian
- Mungkin memerlukan latihan
- Kehadiran
pemerhati boleh mewujudkan keadaan buatan
- Berpotensi
untuk berat sebelah
- Berpotensi
untuk mengabaikan aspek bermakna
- Berpotensi
untuk salah-tafsir
- Kesukaran untuk menganalisis
c) Merekodkan pemerhatian anda?
- Ianya
tidak cukup baik hanya memerhati, anda perlu merekodkan pemerhatian. Anda mungkin
menggunakan …
- Panduan
pemerhatian
- Lembaran
perekodan
- Senarai
semak
- Nota lapangan
- Gambar
- Kombinasi di atas
d) Apakah yang anda perhatikan? terdapat dua perkara yang perlu diperhatikan.;
- Pertamanya memerhatikan sesuati yang terpancar dari diri anda sendiri iaitu; Kederiaan fizikal, monolog dalaman anda, bahasa badan, kesepadanan / ketulinan, dan emosi.
- Aspek kedua yalah pemerhatian terhadap diri coachee anda, iaitu espresi muka, bahasa badan seperti postur tubuh, perubahan kedudukan, gerak isyarat tangan, anggukan kepala dan ketegaran / kekenduran. Aspek lain pada diri coachee yang perlu diperhatikan proksemik, penggunaan ruang dan paralingustik iaitu nada suara, kelantangan, intensiti, pengucapan bukan berbentuk perkataan serta corak pengucapan.
Rumusan
Jangan
beritahu seseorang untuk berubah. Ia tidak berfungsi. Anda tidak boleh memaksa
seseorang untuk percaya dan memberi respons terhadap maklumbalas yang anda beri
kepada mereka dengan cara anda jangkakan. Jangan membazir masa anda memberitahu
coachee anda yang mereka harus melakukan ini, mereka harus selesaikannya atau
mereka perlu melakukannya.
Terima kasih kerana maklumat yang jelas dan mudah difahami
ReplyDeleteTerima kasih atas perkongsian dan sangat membantu untuk diaplikasikan.
ReplyDelete